Taloyhtiöissä tarvetta digiloikalle

Koronapandemia sai monet taloyhtiöt tehostamaan digitalisaation tarjoamia mahdollisuuksia kokousten- ja yhteydenpidossa. Osassa asunto-osakeyhtiöitä työkalupakki on hyvin ajan tasalla, mutta liian paljon ollaan vielä kynän ja paperin varassa.

Näin ajattelee Suomen Kiinteistöliiton yhteysjohtaja Timo Tossavainen, joka kannustaa taloyhtiöitä rohkeasti hyödyntämään uuden teknologian suomia mahdollisuuksia. Kiinteistöliiton teettämän kyselyn mukaan taloyhtiöissä on selvästi tarvetta ja tilausta digitalisaation hyödyntämiselle.
Aika on muuttunut ja muuttanut osakkaiden ja asukkaiden toiveita ja tarpeita. Sodan jälkeiset sukupolvet ovat tottuneet elämään erilaisessa yhteiskunnassa kuin myöhemmin syntyneet. He eivät enää tyydy ulkopuoliseen ohjaukseen, vaan haluavat itse vaikuttaa itseään koskeviin asioihin. Asumisen laatu ja halu vaikuttaa ovat heille keskeisiä arvoja ja tavoitteita. Muuttuneessa toimintaympäristössä taloyhtiöiden hallinnon ja isännöinnin on seurattava perässä ja kuunneltava herkällä korvalla osakasta, joka aina viime kädessä viulutkin maksaa.
Kiinteistöliitto tukee taloyhtiöitä digitalisaation tarjoamien mahdollisuuksien hyödyntämiseen mahdollisimman laajasti muun muassa järjestämällä koulutusta ja neuvontaa. Aloittaa voisi vaikka sähköisen allekirjoituksen käyttöönotosta hallitustyöskentelyssä. Välineet ja tekniikka ovat olemassa, eikä ne ole taloyhtiölle esteenä.
Osassa allekirjoituksia tunnistautuminen käy päinsä yksinkertaisin tunnuksin, kunhan henkilö on todennettavissa. Osassa vaaditaan vahvempaa tunnistautumista, jolloin tarvitaan esimerkiksi pankkitunnuksia.
”Sähköinen allekirjoitus nopeuttaa esimerkiksi pöytäkirjojen hyväksymistä, parantaa luotettavuutta ja arkistointia. Se on tätä päivää niin kustannustehokkuuden kuin ympäristönkin kannalta. Tunnetusti arkistointia ei pidetä taloyhtiöiden hallinnossa suurena vahvuutena. Digitalisaatio mahdollistaa asiakirjojen säilymisen ikuisesti tallessa, eivätkä ne jää roikkumaan puuttuvien allekirjoitusten takia”, Tossavainen selvittää.
Kiinteistöliitto tarjoaa SignSpace -palvelua sähköisiin allekirjoituksiin edulliseen jäsenetuhintaan. Ne taloyhtiöt, jotka ovat siirtyneet käyttämään digitalisaation keinoja, ovat Tossavaisen mukaan huomanneet nopeasti menetelmän tuomat edut eivätkä haikaile enää paluuta entiseen.

Läpinäkyvyys ja luottamus lisääntyvät
Suomalaisessa asunto-osakeyhtiömallissa osakkaiden, taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän asema on ainutlaatuisuudessaan erittäin keskeinen ja perustuu ratkaisevalla tavalla luottamukseen. Tossavainen toivoisi, että isännöitsijöiden roolissa näkyisi enemmän konsultoivaa tulevaisuuteen suuntautuvaa palveluotetta.
Kiinteistöliiton yhteysjohtaja lukee koronapandemian harvoihin pluspuoliin digiheräämisen. Osassa taloyhtiöitä asiat olivat tuttuja jo ennen pandemiaa ja osassa digiloikkaan tartuttiin ehkä uteliaisuudenkin takia.
”Työikäisten osakkaiden osallistuminen yhtiökokouksiin ja hallitustyöskentelyyn on tullut helpommaksi ja sujuvammaksi.  Kun etänä voidaan osallistua kokouksiin, pystytään keskittymään kokousasioihin täysipainoisesti, jolloin asioiden käsittelystä tulee tehokasta ja kynnys keskustelun rönsyilyyn esityslistan ulkopuolisiin asioihin nousee. Näin kokousten laatu paranee ja osallistujamäärä kasvaa.”
Tossavainen uskoo, että kokouksiin osallistumisen hybridimalli, jossa osa tulee paikalle kokoukseen ja osa osallistuu siihen kotisohvalta, on tullut jäädäkseen ja yleistyy koko ajan. Näin on jo pelkästään siitä syystä, että taloyhtiöiden yhtiökokouksissa – eikä hallitustenkaan – istumista ei ole aina koettu kiehtovimmaksi ajankäytöksi.
”Kun yhtiökokousta seuratessa voi katsoa kotona katsoa lasten perään ja jopa tehdä kotiaskareita, tulee osallistuminen varmuudella lisääntymään. Se lisää kiinnostusta omaan asumiseen, yhteisöllisyyttä ja halua vaikuttaa oman yhtiön asioihin. Näin sitoutuminen ja motivaatio huolehtia omaan talon kunnosta, turvallisuudesta ja viihtyisyydestä lisääntyvät.  Omakohtainen asioiden seuraaminen ja niihin vaikuttaminen lisäävät läpinäkyvyyttä, kiinnostusta ja luottamusta. Näin digitalisaatio parantaa taloyhtiöiden hallintoa ja taloissa asumista”, Tossavainen ajattelee.

Digiloikka lähentää osakkaita
Digitalisaation hyödyntäminen nostaa taloyhtiöissä vuorovaikutuksen mahdollisuudet kokonaan uudelle tasolla. Osakkaiden vaikutusmahdollisuudet lisääntyvät samalla, kun digiloikka lähentää heitä toisiinsa. Talossa tehtävät remontit tai korjaukset tulevat läpinäkyviksi osakkaille. Osakkaat pääsevät jo suunnitteluvaiheessa vaikuttamaan valintoihin urakkaa koskien.
Urakoitsijoiden valinta ja tekotavasta päättäminen tulevat läpinäkyviksi, kun osakkaat pääsevät seuraamaan prosessia uudella tavalla. Kun töiden etenemistä ja tiedonkulkua voi seurata omalta päätteeltä reaaliaikaisesti, vältytään tarpeettomilta spekulaatioilta.  Sellaista porraskäytävän ilmoitustaulua ei olekaan, joka pysyisi antamaan tyhjentävän ja ajan tasalla olevan tilannekuvan meneillään olevasta remontista.
Digitaalisesti hoidettu tiedotus on molemminpuolista, ajantasaista ja vaivatonta silloin, kun se järjestetään kunnolla. Digiviestintä mahdollistaa sen, että osakkaat voivat seurata reaaliajassa remontin etenemistä. Asukkaat voivat myös kysyä mieltä askarruttavista seikoista ja siten saada nopeasti selvyyden projektin etenemisvaiheista.
Osakkaan ei tarvitse enää tyytyä urakoitsijan tarjoamiin ”mustaan tai valkoiseen laattaan”. Individuaalisuus korostuu samalla, kun suunnittelu ja urakointi tulevat yhä enemmän asiakaslähtöisiksi.
”Joissakin taloyhtiöissä osakkaat ja asukkaat ovat perustaneet WhatsApp -ryhmiä, joissa pohditaan taloyhtiön ajankohtaisia hankkeita ja suunnitelmia. Näin saadaan pontta ja tukea yhteisille näkemyksille. Valokuva kriittisestä kohdasta saadaan teknisesti hetkessä lähempään tarkasteluun ja sitä kautta ongelman ratkaisuun. Näin mielipiteiden vaihdolla tulee osakkaiden ja asukkaiden näkökulma hyvin esille. Osakkaan eli maksajan näkökulma on aina loppujen lopuksi kaiken perusta”, Tossavainen painottaa.
Tossavainen pitää valitettavana sitä, että asukkaiden ja osakkaiden ääni ei aina kuulu riittävästi taloyhtiöiden päätöksenteossa.  Hän uskoo, että digitalisaation tuomat mahdollisuudet muuttavat tilanteen. Kun keinot ovat olemassa, soisi tahtoakin löytyvän.

Isännöinti murroksessa
Isännöintiala on saanut elää ja kehittyä kohtuullisen rauhassa ennen digitalisaation tuloa. Kynnys isännöintitoimiston perustamiseen ei ole ollut järin korkea, eikä asioiden tekemisen peruskaavassa ole ollut suurta muutosvauhtia. Digitalisaatio  haastaa suomalaista isännöintimallia päivä päivältä yhä enemmän.
”Taloyhtiöiden hallitusten ja isännöitsijän suhde yleisesti ottaen kaipaa parempaa läpinäkyvyyttä ja luottamusta. Monessa taloyhtiössä kirjanpito on kiven ja kannon takana, mikä ei tietenkään ole toivottu olotila. Lähtökohtana pitäisi olla hallituksen jäsenten mahdollisuus tarkastella menoja ja tuloja reaaliajassa”, Timo Tossavainen sanoo yksiselitteisesti.
Tossavaisen mukaan läpinäkyvyys ja saumaton luottamus ei ole taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden välillä riittävän yleistä, mutta ei poikkeuksellistakaan.
Tossavainen puhuu tarkoituksellisesta ja tarkoituksettomasta asiakirjojen huonosta hallinnasta. Tietojen siirto mapeissa ei ole enää tätä päivää.  Puhumattakaan siitä, että isännöitsijä pitää taloyhtiön tietoja ominaan.  Tietojen omistajuus on yksi selitteisesti taloyhtiöllä. Pitkiä isännöintisopimuksiakin pitäisi päivittää aika ajoin muuttuvan maailman valossa.
”Erityisesti isännöitsijän vaihtuessa tiedostojen ja asiakirjojen siirron on tapahduttava asianmukaisesti ilman tietojen pihtausta. Digitaalisesti kaikki tiedot pitää saada siirrettyä pienellä vaivalla uudelle isännöitsijälle. Kiinteistöliitto järjestää taloyhtiöille koulutustilaisuuksia isännöitsijän valintaan liittyen, koska asia on niin tärkeä”, Tossavainen sanoo.
Tossavaisen vertaa isännöitsijän valintaa auton ostoon. On tiedettävä mahdollisimman tarkasti oma tarve ja ostettava juuri sitä tarvetta vastaava kulkupeli. Tarjouspyyntö on tehtävä huolella, että hakijoista seuloutuu juuri sopiva isännöintiyritys. Etukäteen tehtävä selvitystyö sopivien ehdokkaiden löytämiseksi kannattaa aina.
”Vuonna 2020 tehdyn Isännöinnin laatu -kyselyn perusteella kävi hyvin selville, että isännöintiyrityksissä on suuria eroja. Meillä on sellainen tuntuma, että isännöitsijän valinnassa kannattaa käyttää nykyistä enemmän harkintaa ja huolellisuutta. Oppaita ja Kiinteistöliiton sivujakin kannattaa vilkaista etukäteen”, Tossavainen sanoo.
Uudet isännöintiyritykset, joita markkinoille on tullut viime vuosina, ovat tietoisesti lähteneet asiakaskylki edellä. Näille yrityksille digitalisaatio on perustyökalu, jota hyödynnetään tehokkaasti. Valistunut arvaus voisi olla, että kilpailu isännöinnistä on taloyhtiöissä vasta edessä.

Kiinteistöliiton yhteysjohtaja Timo Tossavainen kannustaa taloyhtiöitä tarttumaan rohkeasti ja ennakkoluulottomasti digitalisaation tarjoamiin mahdollisuuksiin.

Haastattelu: Ilkka Nousiainen

 

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on google
Share on whatsapp
2020_ARI_banneri_468x100_120dpi

Uusin lehti

Liity Facebook -ryhmään

Tilaa uutiskirje

Kooste rakennusalan tärkeistä uutisista
sähköpostiisi kerran viikossa.

Tulevat tapahtumat

Tuoreimmat uutiset

 

 

Sivustolla käytetään evästeitä, joilla voimme parantaa sivustoa ja käyttökokemustasi sekä kohdentaa markkinointiamme. Osa evästeistä on sivuston toiminnalle välttämättömiä. Lue tietosuojaselosteestamme, miten käsittelemme evästeisiin liitettyjä tietoja.